ULTIMA

ULTIMA est un gestionnaire de contenu d’entreprise (ECM) révolutionnaire qui permet la création, l’organisation et l’exploitation de l’information concernant les collections et les inventaires d’une organisation dans un seul système d’information centralisé, complet et performant.

Il a été conçu afin de gérer des collections aussi diversifiées que celles provenant des domaines de la muséologie, de l’archivistique et de la bibliothéconomie.

Mais au-delà de ces trois domaines spécifiques, il s’avère que toute organisation gère une masse d’information diversifiée et en constante progression. Le nombre de documents, qu'ils soient sur support papier, numérique ou autre, ne cesse de croître, se chiffrant parfois en millions et cause aux organisations des problèmes majeurs qui leur occasionnent des coûts importants. La nécessité de gérer cette information est primordiale à l’efficience d’une organisation, tant pour ses valeurs financières, légales, administratives, historiques ou patrimoniales.

Avec cette nécessité en tête, GCI a innové en fusionnant tous ses produits logiciels en un seul produit révolutionnaire nommé ULTIMA.

Ce progiciel permet aux organisations d’éviter qu’une grande partie de leurs données, informations et connaissances soit gérée dans des systèmes d’information (SI) séparés et incompatibles ou tout simplement qu’elle ne soit pas gérée. Il a ainsi pour but de consolider les données, informations et connaissances en un seul système d’information permettant, par le fait même, de faciliter la gestion du contenu (GC) et la gestion du savoir (GS) d’une organisation.

 

Fonctions disponibles :

 

 

Gestion multicompagnie

Gestion de plusieurs organisations distinctes.

 

 

Gestion multienvironnement

Gestion de plusieurs environnements de déploiement tels que celui de développement, de validation, de formation et de production.

 

 

Gestion multicollection

Gestion de plusieurs collections et inventaires.

 

 

Gestion multiprofil

Gestion de plusieurs profils d'utilisation.

 

 

Gestion multilingue

Gestion de plusieurs langues, dont le français et l'anglais.

 

 

Tableau de bord personnalisé par utilisateur

Porte d'entrée unique sur un large éventail de ressources et de services offerts aux utilisateurs.

 

 

Fonctions ActiveX GID (Gestion intégrée des documents)

Gestion intégrée d'acquisition, de classement, de stockage et d'archivage des documents en format numérique ou non.

 

 

Fonction assistant de liaison MS Windows

Ouverture et sauvegarde de documents numériques à partir de tous les logiciels disponibles sous MS Windows.

 

 

Fonction Workflow

Gestion de processus métier de l'organisation.

 

 

Fonction sémantique

Classification semi-automatique de documents numériques et représentation sémantique évoluée.

 

 

Système d'inventaire et de recherche révolutionnaire

Gestion des collections et inventaires dans une interface Web conviviale permettant à l'utilisateur d'afficher les rubriques descriptives, la localisation hiérarchique ainsi que les relations de chacun des objets d'inventaire.

 

 

Gestion des requêtes de l'utilisateur.

Son interface permet d'effectuer une recherche simple (une rubrique universelle), une recherche avancée (booléenne) ou tout simplement naviguer dans l'inventaire..

 

 

Gestion des relations

Gestion des relations hiérarchiques et des relations associatives entre les objets.

1. Hiérarchiques : Les relations hiérarchiques permettent de définir une relation « contenant-contenu » ou « parent-enfant » entre deux objets d’inventaire;

 

• a. Objets dont les entités sont identiques : La même entité est répétée, mais en décalage l’une par rapport à l’autre. La structure organisationnelle ainsi que la structure de classification en sont deux exemples;

 

• b. Objets dont les entités sont différentes : Deux ou plusieurs entités sont en décalage l’une par rapport à l’autre. La gestion documentaire en est un bon exemple : Contenant-Dossiers-Documents;

2. Associatives : Les relations associatives permettent de définir une relation entre deux objets qui ne font pas partie d’une même chaîne hiérarchique;

 

• a. Objets dont les entités sont identiques : Deux ou plusieurs entités identiques sont liées ensemble. Un bon exemple est celui du dossier qui est lié à un autre dossier;

 

• b. Objets dont les entités sont différentes : Deux ou plusieurs entités différentes sont liées ensemble. Un bon exemple est celui du livre qui est lié à une œuvre peinte qui est liée à un artiste qui est lié à un dossier d’acquisition de l’œuvre.

 

 

Gestion de structure organisationnelle et classificatoire

Gestion de plusieurs structures organisationnelles (direction, service, etc.) et de classificatoires.

 

 

Gestion du cycle de vie

Gestion de plusieurs calendriers de conservation, et ce, pour n'importe quelle entité.

 

 

Gestion du thésaurus et de l'indexation

Gestion de termes constituant un vocabulaire normalisé sur un domaine de connaissances, reliés entre eux par des relations synonymiques, hiérarchiques et associatives.

 

 

Gestion des emprunts/prêts/réservations

Gestion de prêts d'objets d'inventaire provenant de l'intérieur ou de l'extérieur de l'organisation.

 

 

Gestion de la sécurité

Gestion de la sécurité de tous les objets d'inventaires du système et des divers droits et permissions des utilisateurs.

 

 

Gestion de paniers

Gestion de paniers qui regroupent des objets d'inventaires issus d'une ou de plusieurs recherches. Ces paniers peuvent avoir pour buts de lister les objets requis pour un projet, une réunion, une publication ou ue exposition.

 

 

Gestion de rapports provenant d'IMPRES

Utilisation des nombreux rapports issus du progiciel IMPRES.

 

 

Gestion de suivis

Gestion de suivis de chacun des objets d'inventaires.

 

 

Gestion de notes

Gestion de notes de chacun des objets d'inventaires.

 

Entités disponibles

 

Artéfact AR (SMQ) Archéologie : un artéfact du domaine de l'archéologie selon les normes de la SMQ.

 

Artéfact BA (SMQ) Beaux-arts/Arts décoratifs : une oeuvre du domaine des beaux-arts selon les normes de la SMQ.

 

Artéfact EH (SMQ) Etchnologie/Histoire : un objet du domaine de l'ethnologie-histoire selon les normes de la SMQ.

 

Artéfact ST (SMQ) Sciences/Technologies : un objet du domaine des sciences et technologies selon les normes de la SMQ.

 

Classeur : un classeur physique.

 

Connaissance : une connaissance.

 

Contenant : un contenant physique.

 

Cycle de vie : le cycle de vie des objets d'inventaire.

 

Document : un document analogique ou numérique.

 

Document FRBR (IFLA) : un document selon la norme FRBR de l'IFLA.

 

Document ISBD (IFLA) : un document selon la norme ISBD de l'IFLA.

 

Donnée : une donnée.

 

Dossier : un dossier physique ou virtuel.

 

Écofact SN (SMQ) Sciences naturelles : un spécimen du domaine des sciences naturelles selon les normes de la SMQ.

 

Ensemble : un ensemble de données.

 

Espace : un espace d'entreposage.

 

Fonds (RDDA) : une notice d'un fonds d'archives selon la norme RDDA.

 

Groupe de personnes : un groupe de personnes.

 

Organisme : un organisme externe.

 

Personne : une personne.

 

Projet : un projet.

 

Site AR (SMQ) Sites archéologiques : un site du domaine de l'archéologie selon les normes de la SMQ.

 

Structure classificatoire : un élément d'une structure classificatoire.

 

Structure organisationnelle : un élément d'une structure organisationnelle.